Het gratis online leden- en boekhoudprogramma voor clubs en zwemscholen aangesloten bij de zwemfed
Wat is er allemaal mogelijk in Assist ?
Ledenbeheer
Deel je leden in ledengroepen en laat Assist automatisch het lidgeld berekenen
Vrijwilligers
Beheer je vrijwilligers per werkgroep en maak automatisch afsprakennota's aan.
Boekhouding
Een gebruiksvriendelijk boekhoudprogramma voor niet-BTW plichtige vzw’s. (de zwemfed heeft geen inzage in deze module!)
Activiteiten
Een overzicht van al je activiteiten met deelnemers en financieel verslag per activiteit.
Eigen webshop
Verkoop tickets voor activiteiten of andere producten in je eigen webshop.
VZW-Helper
Een VZW-Checklist en een tool om je AV te organiseren of nieuw bestuur te publiceren.
GDPR-Helper
Een checklist en alle tools om je vereniging in orde te houden met de huidige privacy-wetgeving.
En zoveel meer...
Voor de zwemfed is het belangrijk dat al de leden met hun persoonlijke gegevens geregistreerd worden in Assist.
Deze gegevens zijn nodig voor Sport Vlaanderen en op die manier zijn zij ook correct verzekerd.
Deze gegevens worden behandeld als vertrouwelijke informatie.
Waarom vragen we het e-mailadres op?
De zwemfed zet vol in op correcte dataverwerking. Daarvoor hebben we de meest recente contactgegevens van álle leden nodig. Via MijnAssist kunnen leden zélf hun contactgegevens updaten indien nodig. Dit zorgt voor minder administratief werk voor de club/zwemschool.
De zwemfed heeft geen zicht heeft op de boekhouding, noch op de indeling van trainingsgroepen/ploegen, geregistreerde activiteiten, lidgelden,...
Enkel de leden met hun correcte persoonsgegevens zijn voor ons van het grootste belang.
Alle leden en medewerkers in ruime zin (officials, trainers, bestuurders,...) dien je in te geven als lid, zo niet zijn ze niet verzekerd.
Licenties
- Het medisch attest wordt bijgehouden worden door de club. De datum van medisch onderzoek dient in Assist verplicht ingegeven te worden bij aanvraag van een licentie (uitgezonderd: licentie voor afgevaardigde/official).
- De club neemt de verantwoordelijkheid om na te gaan of het lid een medisch onderzoek ondergaan heeft.
- De Vlaamse Zwemfederatie heeft een standaardformulier medisch attest opgemaakt dat de club kan afprinten en meegeven aan de zwemmer voor de medische controle.
- De zwemmer laat dit invullen door de dokter en bezorgt dit aan de club terug.
Waar kan je terecht met vragen?
- Bezoek de Online Help van Assist voor een uitgebreide FAQ
Vincent Jansen (maker van Assist) - vincent@assistonline.eu
Sarah Sturtewagen - sarah.sturtewagen@zwemfed.be
Downloads
- Handleiding - algemeen
- Handleiding - boekhouding
- Bijscholing 2020 - FAQS
- Bijscholing 2018 - GDPR-helper
- Richtsnoeren m.b.t de informatiebeveiliging van persoonsgegevens
- Medisch attest
- Overgang mits onderlinge toestemming
- Interregionaal transferformulier (zwemfed-FFBN)
- Voorbeeld ontslagbrief leden
- Nieuw fiscaal modelattest kinderopvang
Veelgestelde vragen
Enkel leden zijn verzekerd (dit zijn personen, gekoppeld aan een werkjaar). Niet-leden zijn o.m. contactpersonen bij andere clubs of organisaties, losse medewerkers, ouders van leden...
Alle 'medewerkers' in ruime zin (officials, trainers, bestuurders, medewerkers feestcomité,...) moeten ook ingegeven zijn als lid, zo niet zijn ze niet verzekerd. Officialfuncties worden toegevoegd aan VZF-zijde en zullen dan zichtbaar zijn op de detailfiche van het lid (niet editeerbaar langs club-zijde) Je clubbestuur moet je aanduiden in Assist (via module VZW-helper). Zo kent de VZF ook de voorzitter, penningmeester, secretaris en sportsecretaris van de club.
Men kan pas vergunningen schrappen tijdens de decretale periode. Vergunningen kunnen niet tijdens het jaar geschrapt worden door de VZF, enkel op het einde van het jaar.
Er zal een vuilbakje bij [Sporttakken en licenties] verschijnen in de periode 01/01-31/01. Dan kan men de licentie schrappen en blijven ze lid.
