PRIVACYVERKLARING VAN Vlaamse Zwemfederatie vzw

Vlaamse Zwemfederatie vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vlaamse Zwemfederatie vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Vereniging Zonder Winstoogmerk (VZW) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Vlaamse Zwemfederatie vzw
Burgemeester Maenhautstraat 100-102
9820 Merelbeke
E-mail: info@zwemfed.be
Telefoon: 09 220 53 87

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en leveranciers.

Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Vlaamse Zwemfederatie vzw verwerkt voor de uitvoering van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Administratie van werkende leden (Algemene Vergadering) (Contractuele basis)
  • Communicatie met werkende leden (Contractuele basis)
  • Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (Contractuele basis, Wettelijke verplichting)
  • Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,...) (Contractuele basis)
  • Leveren van lidkaarten en voordelen aan leden (Contractuele basis)
  • Vorming van leden (Contractuele basis, Gerechtvaardigd belang)
  • Bevraging en marktonderzoek bij leden (Contractuele basis, Gerechtvaardigd belang)
  • Administratie van deelnemers (Contractuele basis)
  • Bevraging en marktonderzoek bij deelnemers (Gerechtvaardigd belang)
  • Offline communicatie met deelnemers (promo en/of informatief) (Gerechtvaardigd belang)
  • Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) (Gerechtvaardigd belang)
  • Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden (Contractuele basis)
  • Administratie van contactgegevens van personeel (Contractuele basis)
  • Administratie geselecteerden (Gerechtvaardigd belang)
  • Administratie van werkende leden (Algemene Vergadering) (Contractuele basis)
  • Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (Contractuele basis, Wettelijke verplichting)
  • Administratie van deelnemers (Contractuele basis)
  • Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden (Contractuele basis)
  • Administratie van contactgegevens van leden (Contractuele basis)
  • Administratie van contactgegevens van personeel (Contractuele basis)
  • Communicatie met werkende leden (Contractuele basis)
  • Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,...) (Contractuele basis)
  • Offline communicatie met deelnemers (promo en/of informatief) (Gerechtvaardigd belang)
  • Communicatie met vrijwilligers (Contractuele basis, Gerechtvaardigd belang)
  • Communicatie met personeel (Contractuele basis)
  • Administratie van bestuurders (Raad van Bestuur) (Wettelijke verplichting)
  • Verzekering van leden (Contractuele basis)
  • Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) (Gerechtvaardigd belang)
  • Verzekering van personeel (Contractuele basis)
  • Communicatie met bestuurders (Wettelijke verplichting)
  • Leveren van lidkaarten en voordelen aan leden (Contractuele basis)
  • Administratie van contactgegevens van leveranciers (Gerechtvaardigd belang)
  • Vorming van personeel (Contractuele basis)
  • Administratie van contactgegevens van overheidsinstellingen (Contractuele basis)
  • Vergoeden van personeel (via onkostenvergoeding) (Gerechtvaardigd belang)
  • Vorming van leden (Contractuele basis, Gerechtvaardigd belang)
  • Vergoeden van vrijwilligers (via onkostenvergoeding) (Contractuele basis, Gerechtvaardigd belang)
  • E-mails en nieuwsbrieven naar geïnteresseerde particulieren (Gerechtvaardigd belang)
  • Communicatie met leden, donateurs, klanten, leveranciers en overheidsinstellingen i.v.m. betalingen (Gerechtvaardigd belang)
  • Bevraging en marktonderzoek bij vrijwilligers (Gerechtvaardigd belang)
  • Registratie betalingen (Gerechtvaardigd belang)
  • Bevraging en marktonderzoek bij leden (Contractuele basis, Gerechtvaardigd belang)
  • Bevraging en marktonderzoek bij deelnemers (Gerechtvaardigd belang)

Wanneer we uw toestemming vragen voor de verwerking van gegevens, heeft u steeds het recht om de toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

  • Voornaam, roepnaam, familienaam
  • Adres (privé)
  • Telefoonnummer (privé)
  • E-mailadres (privé)
  • Adres (werk)
  • Ander adres (extra verblijfsadres, vroeger adres, kot,...)
  • Telefoonnummer (werk)
  • E-mailadres (werk)
  • Geboortedatum, leeftijd
  • Nationaliteit
  • Geslacht
  • Geboorteplaats
  • Andere persoonlijke kenmerken
  • Burgerlijke staat
  • Rijksregisternummer
  • Identiteitskaartnummer
  • Foto's
  • Video-opnames
  • Audio-opnames
  • Bankrekeningnummer
  • Facturatieadres
  • Grootte
  • Gewicht
  • Andere onderscheidende fysieke kenmerken
  • Meningen betreffende persoonlijkheid en/of karakter
  • Andere onderscheidende psychische kenmerken
  • Medisch dossier (lichamelijke gezondheid)
  • Medisch verslag (lichamelijke gezondheid)
  • Diagnose-informatie (lichamelijke gezondheid)
  • Behandeling (lichamelijke gezondheid)
  • Dieet
  • Lichamelijke handicap
  • Andere bijzondere vereisten i.v.m. lichamelijke gezondheid
  • Medisch dossier (psychische gezondheid)
  • Medisch verslag (psychische gezondheid)
  • Behandeling (psychische gezondheid)
  • Andere bijzondere vereisten i.v.m. psychische gezondheid
  • Aard van de verzekering
  • Bijzonderheden betreffende de gedekte risico's
  • Verzekerde bedragen
  • Periode gedurende welke de risico's zijn gedekt (verzekering)
  • Opleiding en vorming
  • Andere gegevens
  • Vrijetijdsactiviteiten en interesses (hobby's, sport, andere)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,...). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen via:

  • zwemsportclubs
  • zwemsportclubs - VTS
  • medische staf
  • KBZB

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider zoals Assist)
  • Het verzorgen van de internet omgeving (via een webhosting- of mailhosting-firma)
  • Het verzorgen van de financiële administratie (via een extern boekhoudkantoor)
  • Het verzorgen van de personeelsadministratie (via een sociaal secretariaat)
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers (via een federatie of koepel, een verzekeringsmaatschappij of makelaar)
  • Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen (via een online mailservice zoals Mailchimp)
  • Swimrankings
  • Contemplas

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Vlaamse Zwemfederatie vzw (de federatie waar wij als vereniging bij aangesloten zijn)
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (bijv. een sportwedstrijd, een co-productie,...)
  • Externe opleiders of trainers
  • Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties,...)
  • KBZB

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en te garanderen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Vlaamse Zwemfederatie vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

  • Administratie van werkende leden (Algemene Vergadering) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Communicatie met werkende leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,...) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Leveren van lidkaarten en voordelen aan leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Vorming van leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Bevraging en marktonderzoek bij leden (Anonimiseren na verzamelen van resultaten)
  • Administratie van deelnemers (2 jaar na deelname aan activiteit)
  • Bevraging en marktonderzoek bij deelnemers (Anonimiseren na verzamelen van resultaten)
  • Offline communicatie met deelnemers (promo en/of informatief) (2 jaar na deelname aan activiteit)
  • Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) (2 jaar na deelname aan activiteit)
  • Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden (2 maanden na de wedstrijden)
  • Administratie van contactgegevens van personeel (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie geselecteerden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van werkende leden (Algemene Vergadering) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van toegetreden leden (via eigen vereniging) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van deelnemers (2 jaar na deelname aan activiteit)
  • Administratie van deelnemers aan sportwedstrijden (2 maanden na de wedstrijden)
  • Administratie van contactgegevens van leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van contactgegevens van personeel (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Communicatie met werkende leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Communicatie met leden (via nieuwsbrief, mailing, boekje,...) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Offline communicatie met deelnemers (promo en/of informatief) (2 jaar na deelname aan activiteit)
  • Communicatie met vrijwilligers (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Communicatie met personeel (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van bestuurders (Raad van Bestuur) (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Verzekering van leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Online communicatie met deelnemers (informatief voor activiteit waar men aan deelneemt) (2 jaar na deelname aan activiteit)
  • Verzekering van personeel (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Communicatie met bestuurders (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Leveren van lidkaarten en voordelen aan leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van contactgegevens van leveranciers (7 jaar boekhouding)
  • Vorming van personeel (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Administratie van contactgegevens van overheidsinstellingen (7 jaar boekhouding)
  • Vergoeden van personeel (via onkostenvergoeding) (7 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Vorming van leden (2 jaar na stopzetting lidmaatschap, tenzij wettelijk anders bepaald.)
  • Vergoeden van vrijwilligers (via onkostenvergoeding) (7 jaar voor de boekhouding)
  • E-mails en nieuwsbrieven naar geïnteresseerde particulieren (bij uitschrijving)
  • Communicatie met leden, donateurs, klanten, leveranciers en overheidsinstellingen i.v.m. betalingen (7 jaar boekhouding)
  • Bevraging en marktonderzoek bij vrijwilligers (Anonimiseren na verzamelen van resultaten)
  • Registratie betalingen (7 jaar boekhouding)
  • Bevraging en marktonderzoek bij leden (Anonimiseren na verzamelen van resultaten)
  • Bevraging en marktonderzoek bij deelnemers (Anonimiseren na verzamelen van resultaten)

Hoe beschermen we uw gegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (...inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking...). Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een 'firewall'.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvol-ledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uit-schrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Vlaamse Zwemfederatie vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 29/09/2020.

Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.