Assist - ledenadministratie

Assist - ledenadministratie

 

Handleidingen

FAQ

  1. Richtsnoeren m.b.t de informatiebeveiliging van persoonsgegevens
  2. Wie wordt er verzekerd? Iedereen die we als lid in Assist inbrengen? Of wordt er naar personen gekeken?
    Er wordt enkel gekeken naar leden (= personen gekoppeld aan een werkjaar). Pesonen zijn niet-leden zoals contactpersonen bij andere clubs of organisaties, losse medewerkers, ouders van leden,…
  3. Voor een nieuw lid dat we inbrengen... wanneer start de verzekering? Gebeurt dit automatisch of moeten jullie een seintje krijgen dat er nieuwe leden werden ingebracht?
    Eens een lid toegevoegd, is hij/zij onmiddellijk gekend op VZF-niveau en dus aangesloten en verzekerd.
  4. Klopt het dat ik naast de zwemmers ook de officials, bestuurders, trainers en kamprechters als lid moet inbrengen in Assist?
    Alle 'medewerkers' in ruime zin (officials, trainers, bestuurders, medewerkers feestcomité,...) moeten ook ingegeven zijn als lid, wil je ze verzekerd zien. Officialfuncties worden toegevoegd aan VZF-zijde en zullen dan zichtbaar zijn op de detailfiche van het lid (niet editeerbaar langs club-zijde)
    Je clubbestuur moet je aanduiden in Assist (via module VZW-helper). Zo kent de VZF ook de voorzitter, penningmeester, secretaris en sportsecretaris van de club.
  5. Sommige kinderen die vorig jaar lid waren, komen niet langer naar de club. Hoe weten jullie dat ze dus niet meer verzekerd hoeven te worden? Moet ik ze schrappen als lid en enkel als persoon in Assist houden?
    Als je de detailfiche van een lid opent, kun je bovenaan klikken op [Lid schrappen]. Dit lid komt dan in een 'vuilbakje' terecht (lijst van geschrapte leden kan je opvragen). Het lid kan je perfect terug actief maken in de loop van het jaar. In januari (maand van de schrappingen zoals in het verleden), maakt de VZF het vuilbakje leeg. Die geschrapte leden blijven bestaan als persoon in je database.
  6. Competitiezwemmers moeten een competitievergunning betalen. Wat moet ik doen om de bestaande competitiezwemmers correct in Assist te hebben?
    Een vergunning aanvragen in Assist doe je zo:
    - Ga naar de detailfiche van het lid via het sleuteltje
    - Bij [Welke gegevens] kies je voor [Gegevens Vlaamse Zwemfederatie]
    - Ga naar het onderdeeltje [Sporttakken en licenties]
    - Klik op het icoontje om een sporttak toe te voegen
    - Kies voor de gewenste vergunning in de dropdown
    - Vul de aanvraagdatum in
    - Vul de datum van medisch attest in
    - Druk op het plus- teken
    - Daarna staat de licentie 'in aanvraag'
    Bij een overgang mits onderlinge toestemming moet het formulier met de nodige handtekeningen (oude en nieuwe club) opgeladen worden in Assist.
  7. Competitiezwemmers moeten een competitievergunning betalen. Welke info moet ik minimaal in Assist inbrengen voor een lid teneinde correct verzekerd te kunnen worden?
    Voornaam, familienaam, straat/nr./bus, postcode en gemeente, geboortedatum, geslacht en nationaliteit. Voor communicatie is het uiteraard handig als het e-mailadres en telefoonnummer ook is ingevuld.
  8. Hoe kan ik een ledenlijst bekomen met CV-nummers?
    - Zie module [Leden] -> [Ledenlijst]
    - Kies het juiste werkjaar
    - Bij [welke lijst] kies je die van [alle leden naar TM (CSV) ] of [alle CV-houders naar TM (CSV)]
  9. Hoe kan ik een schrapping ongedaan maken?
    - Zie module [Leden] -> [Lidmaatschap per lid beheren]
    - Bij [Welke leden] kan je de geschrapte leden aanduiden
    - Open de detailfiche van het lid
    - Bovenaan kan je klikken op [Schrapping ongedaan maken]
  10. Ik wil de vergunning van een lid schrappen, maar wil dat dit lid blijft bestaan als niet-vergunninghouder. Hoe doe ik dit?
    Men kan pas vergunningen schrappen tijdens de decretale periode. Vergunningen kunnen niet tijdens het jaar geschrapt worden door de VZF, enkel op het einde van het jaar.
    Er zal een vuilbakje bij [Sporttakken en licenties] verschijnen in de periode 01/01-31/01. Dan kan men de licentie schrappen en blijven ze lid.
  11. Hoe kan ik de datum van een medisch attest aanpassen in Assist?
    Voor de VZF moet vandaag slechts één medisch onderzoek ondergaan worden en dit bij aanvraag van een licentie. De datum blijft daar dus 'vast' staan.
    Wanneer men zelf regelmatige onderzoeken organiseert of verplicht, kan men dit via [Documenten] registreren. Daar kan je meteen ook de datum ingeven. Op die manier kan op die pagina de historiek van de medische onderzoeken bijgehouden worden.
  12. Bij elk nieuw kalenderjaar/seizoen, moet je je leden overzetten naar een nieuw werkjaar.
    - Via de rubriek [Leden] -> [Nieuwe leden inschrijven] selecteer je bovenaan het nieuwe kalenderjaar/seizoen
    - Duid aan dat je alle leden in groep wenst over te zetten op basis van het vorige jaar en klik op de diskette.
    Je krijgt je volledige ledenlijst te zien per groep: zo kan je van de volledige groep in één keer of op lidniveau de groep wijzigen of het lid aanduiden als 'geen lid meer' (indien van toepassing).
    (Via de rubriek [Opties] kan je werkjaren toevoegen)
    - Klik op de diskette en de leden worden automatisch overgezet naar het nieuwe werkjaar

Opgelet

  • Clubs die geen gebruik maken van Assist: jullie leden zijn niet verzekerd
  • Het medisch attest moet bijgehouden worden door de club. De datum van medisch onderzoek moet in Assist verplicht ingegeven worden bij aanvraag van een licentie (uitgezonderd: licentie voor afgevaardigde/official).
    De club neemt de verantwoordelijkheid om na te gaan of het lid een medisch onderzoek ondergaan heeft.
  • De Vlaamse Zwemfederatie heeft een standaardformulier medisch attest opgemaakt dat de club kan afprinten en meegeven aan de zwemmer voor de medische controle.
  • De zwemmer laat dit invullen door de dokter en bezorgt dit aan de club terug.

Formulieren

Waar kan je terecht met vragen?

  • Stel je vraag (of geef zelf een antwoord) via het Assist-forum
  • Bezoek de Online Help van Assist voor een uitgebreide FAQ