Assist - ledenadministratie

Assist - ledenadministratie

 

Mailings

Handleidingen

Jeugdfonds

Jeugdfonds-module online op 15 mei 2015!
Klik hier voor meer info i.v.m. 'Jeugdfonds Zwemsport 2015'.

FAQ:

  1. Richtsnoeren m.b.t de informatiebeveiliging van persoonsgegevens
  2. Wie wordt er verzekerd? Iedereen die we als lid in Assist inbrengen? Of wordt er naar personen gekeken?
    Er wordt enkel gekeken naar leden (= personen gekoppeld aan een werkjaar). Personen zijn effectief leden of ooit lid geweest (= archief).
  3. Voor een nieuw lid dat we inbrengen... wanneer start de verzekering?
    Gebeurt dit automatisch of moeten jullie een seintje krijgen dat er nieuwe leden werden ingebracht?

    Eens een lid toegevoegd, is hij onmiddellijk gekend op VZF-niveau en dus aangesloten en verzekerd.
  4. Klopt het dat ik naast de zwemmers ook de officials, bestuurders, trainers en kamprechters als lid moet inbrengen in Assist?
    Uiteraard moeten alle 'medewerkers' in ruime zin (officials, trainers, bestuurders, medewerkers feestcomité,...) ook ingegeven zijn als lid, wil je ze verzekerd zien.
    Officialfuncties worden toegevoegd aan VZF-kant en zullen dan zichtbaar zijn op de lidfiche van de persoon (niet editeerbaar op clubniveau, want wordt beheerd op VZF-niveau)
    Je clubbestuur moet je aanduiden in Assist (via module vereniging), zo kent de VZF ook de voorzitter, penningmeester, secretaris en sportsecretaris van de club.
  5. Sommige kinderen die vorig jaar lid waren, komen niet langer naar de club. Hoe weten jullie dat ze dus niet meer verzekerd hoeven te worden?
    Moet ik ze schrappen als lid en enkel als persoon in Assist houden?

    Als je een lidfiche opent, kun je bovenaan klikken op [lid schrappen]. Deze komen dan in een 'vuilbakje' terecht (lijst van geschrapte leden kun je opvragen). Het lid kun je perfect terug in het loop van het jaar actief maken. In januari (maand van de schrappingen zoals in het verleden), maakt de VZF het vuilbakje leeg. Die geschrapte leden blijven bestaan als persoon in je database.
  6. Competitiezwemmers moeten een competitievergunning betalen. Wat moet ik doen om de bestaande competitiezwemmers correct in Assist te hebben? Of verloopt dit buiten Assist om ?
    Vergunning aanvragen via Assist: zie lidfiche, bovenaan klikken op [documenten en licenties], daar de sporttak kiezen en datum medisch attest invullen, eventueel een scan van het medisch attest en verzenden. De volgende werkdag heb je in principe het licentienummer al toegekend. Bij een overgang mits onderlinge toestemming moet het formulier met de nodige handtekeningen (oude en nieuwe club) opgestuurd worden of opgeladen worden in Assist.
  7. Welke info moet ik minimaal in Assist inbrengen voor een lid teneinde correct verzekerd te kunnen worden? 
    De info die destijds ook in de Excel moet staan: naam, voornaam, geslacht, nationaliteit, geboortedatum en adres. Telefoonnummer en e-mailadres hoeven op zich niet. Voor VZF-communicaties is het uiteraard handig als het e-mailadres van de officials ook is ingevuld, zo kunnen ze rechtstreekse mailings rondsturen.
  8. Hoe kan ik een ledenlijst bekomen met CV-nummers?
    Zie module [Leden] -> [Ledenlijst]. Kies het juiste werkjaar en bij 'welke lijst' kies je die van 'alle leden naar TM (CSV)' of 'alle CV-houders naar TM (CSV)'.
  9. Hoe kan ik een schrapping ongedaan maken?
    Ga naar 'Lidmaatschap per lid bekijken of bewerken'. Bij 'Welke leden' kan je de geschrapte leden aanduiden.
    Open het lid. Bovenaan kan je deze schrapping ongedaan maken.
  10. Ik wil de vergunning van een lid schrappen, maar wil dat dit lid blijft bestaan als niet-vergunninghouder. Hoe doe ik dit?
    Men kan pas vergunningen schrappen tijdens de decretale periode. Vergunningen kunnen niet tijdens het jaar geschrapt worden door de VZF, enkel op het einde van het jaar.
    Er zal een vuilbakje bij 'Documenten en licenties' verschijnen op het einde van jaar. Dan kan men de licentie schrappen en blijven ze lid.
  11. Hoe kan ik de datum van een medisch attest aanpassen in Assist?
    Voor de VZF moet vandaag slechts één medisch onderzoek ondergaan worden en dit bij aanvraag van een licentie. De datum blijft daar dus 'vast' staan.
    Wanneer men zelf regelmatige onderzoeken organiseert of verplicht, kan men dit via de documenten registreren (onder de sporttakken). Daar kan men meteen ook de datum van het attest ingeven. Zo kan op die pagina de historiek van de medische onderzoeken bijgehouden worden.
  12. Proeflessen: hoe verzekeren?
    Klik hier voor meer info.
  13. Bij elk nieuw kalender jaar/per seizoen, moet je je leden overzetten naar een nieuw werkjaar.
  • Via de rubriek [leden] -> [nieuwe leden inschrijven] selecteer je bovenaan het nieuwe werkjaar/seizoen en duidt je aan dat je alle leden in groep wenst over te zetten op basis van vorig jaar en je klikt op de diskette.
  • Je krijgt je volledige ledenlijst te zien per groep: zo kan je van gans de groep in één keer de groep wijzigen of op lidniveau of het lid aanduiden als "geen lid meer" (indien van toepassing).
  • Via de rubriek [opties] kun je werkjaren toevoegen
  • Klik op de diskette bovenaan en de leden worden automatisch overgezet naar het nieuwe werkjaar

Opgelet:

  • Clubs die geen gebruik maken van Assist: jullie leden zijn NIET VERZEKERD!
  • Het medisch attest naar de Vlaamse Zwemfederatie opsturen is niet meer verplicht, maar moet bijgehouden worden door de club. Wel moet de datum van medisch onderzoek in Assist verplicht ingegeven worden.
    De club neemt dus de verantwoordelijkheid op zich om na te gaan of het lid een medisch onderzoek ondergaan heeft.
  • De Vlaamse Zwemfederatie heeft een standaardformulier ‘medisch attest’ opgemaakt dat de club kan afprinten en meegeven aan de zwemmer voor de medische controle.
    De zwemmer laat dit invullen door de dokter en bezorgt dit aan de club terug.
  • Niet-vergunninghouders en competitie-vergunninghouders worden vanaf nu enkel via Assist doorgegeven.
    (Geen Excels en blauwe aanvraagformulieren meer opsturen naar de Vlaamse Zwemfederatie!)

Formulieren:

​Waar kan je terecht met vragen?

  • download de presentatie van de opleiding via het Assist-forum
  • stel je vraag (of geef zelf een antwoord) op het Assist-forum
  • bezoek de Online Help van Assist voor een uitgebreide FAQ